SCI-ACE Research Document Upload and Approval Workflow

Flowcharts & More · flowchart diagram · unknown license

Detailed workflow for uploading, reviewing, and approving research documents (SCI-ACE) within an institute, covering submission, peer review, council meeti

Source: https://github.com/Stem-Cell-Institute/KHCN-DMST-Deploy/blob/4d2b01446c8174a3663f8feb391c60b66911e04c/readme/SO_DO_QUY_TRINH.md
Curated by Stem-Cell-Institute
SCI-ACE Research Workflow Document Management Approval Process Flowchart Academic Review Compliance

Mermaid source

flowchart TD
    Start([Bắt đầu]) --> GD1[Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ<br/>Nghiên cứu viên]
    
    GD1 --> Upload1{Upload:<br/>SCI-ACE-01, 02, 03<br/>+ Tài liệu đính kèm}
    Upload1 --> GD2[Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ<br/>Nghiên cứu viên]
    
    GD2 --> Auto1[🔔 Email tự động<br/>→ Thư ký<br/>→ Nghiên cứu viên]
    Auto1 --> GD3[Giai đoạn 3: Kiểm tra hồ sơ<br/>Thư ký - 3 ngày]
    
    GD3 --> Check1{Hồ sơ<br/>hợp lệ?}
    Check1 -->|Không| Reject1[Yêu cầu bổ sung]
    Reject1 --> GD1
    
    Check1 -->|Có| GD4[Giai đoạn 4: Phân công phản biện<br/>Chủ tịch - 2 ngày]
    GD4 --> Assign[Phân công ≥2 phản biện]
    
    Assign --> GD5[Giai đoạn 5: Đánh giá phản biện<br/>Thành viên HĐ - 7 ngày]
    GD5 --> Upload2{Upload:<br/>SCI-ACE-PĐG<br/>từng phản biện}
    
    Upload2 --> Check2{Đủ 2<br/>phản biện?}
    Check2 -->|Chưa| Remind1[🔔 Nhắc nhở]
    Remind1 --> GD5
    
    Check2 -->|Đủ| GD6[Giai đoạn 6: Họp Hội đồng<br/>Toàn thể - Theo lịch]
    GD6 --> Upload3{Upload:<br/>SCI-ACE-05<br/>Biên bản họp}
    
    Upload3 --> Decision{Quyết định<br/>Hội đồng}
    
    Decision -->|Không chấp thuận| Reject2[❌ Từ chối<br/>Thông báo lý do]
    Reject2 --> End1([Kết thúc])
    
    Decision -->|Có điều kiện| Condition[⚠️ Yêu cầu chỉnh sửa<br/>30 ngày]
    Condition --> Upload4{Nghiên cứu viên upload:<br/>SCI-ACE-04<br/>Báo cáo giải trình}
    Upload4 --> GD5
    
    Decision -->|Chấp thuận| GD7[Giai đoạn 7: Cấp Quyết định<br/>Chủ tịch - 3 ngày]
    GD7 --> Upload5{Upload:<br/>SCI-ACE-QĐ<br/>VN + EN}
    
    Upload5 --> Auto2[🔔 Email Quyết định<br/>→ Nghiên cứu viên]
    Auto2 --> GD8[Giai đoạn 8: Thực hiện nghiên cứu<br/>Nghiên cứu viên]
    
    GD8 --> Situation{Tình huống}
    
    Situation -->|Có thay đổi| Upload6{Upload:<br/>SCI-ACE-06<br/>TRƯỚC KHI thay đổi}
    Upload6 --> Review[Hội đồng xem xét]
    Review --> GD8
    
    Situation -->|Báo cáo định kỳ| Upload7{Upload:<br/>SCI-ACE-07<br/>6 tháng/lần}
    Upload7 --> GD8
    
    Situation -->|Hoàn thành| Upload8{Upload:<br/>SCI-ACE-07<br/>Báo cáo kết thúc}
    Upload8 --> End2([✅ Hoàn thành])
    
    style GD1 fill:#e8f5e9
    style GD2 fill:#e8f5e9
    style GD3 fill:#fff9e6
    style GD4 fill:#fff9e6
    style GD5 fill:#e3f2fd
    style GD6 fill:#e3f2fd
    style GD7 fill:#f3e5f5
    style GD8 fill:#fce4ec
    style Reject1 fill:#ffebee
    style Reject2 fill:#ffebee
    style Condition fill:#fff3e0
    style End2 fill:#c8e6c9

What this diagram shows

This flowchart illustrates the comprehensive process for submitting, reviewing, and approving research documents (SCI-ACE) within a scientific institute. It details stages from initial document upload by researchers, through secretary checks, chairman assignments, council member evaluations, and final approval or rejection. It also covers post-approval research execution, including change requests and periodic reporting.

When to use it

Use this diagram when documenting or standardizing a multi-stage document submission and approval process, particularly in research, academic, or compliance-heavy environments. It's ideal for onboarding new staff, auditing existing procedures, or identifying bottlenecks in an approval workflow.

How to adapt it for your project

This workflow can be adapted for any formal document submission and approval process by modifying the specific document types, roles involved (e.g., grant applications, project proposals, internal reports), and the number of review stages or decision points. Adjust timeframes and notification methods to fit organizational needs.

Key concepts